آشنایی با آداب مکاتبات تجاری

متاسفانه در کشور ما در مورد تجارت این تصور وجود دارد که صرفاً فرد مورد نظر باید ثروت زیادی داشته باشد و با استفاده از آن کاری را آغاز کند. اما واقعیت این است که تجارت نیاز به تخصص و دانش بسیار زیادی دارد و اگر فردی بدون تخصص و دانش وارد کار تجارت شود پس از مدتی سرمایه خودش را از دست می دهد و به نوعی شکست می‌خورد. البته افراد به شیوه های گوناگون تخصص لازم را در زمینه های تجاری به دست می آورند.

 برخی افراد هستند که به صورت میراثی علم تجارت را از پیشینیان خودشان به دست می آورند و برخی دیگر از طریق کار کردن در کنار تجار معروف فنون تجارت را فرا می‌گیرند. افرادی هم هستند که از طریق تحصیل در علم اقتصاد یا بازرگانی دانش لازم در این زمینه را به دست می آورند. یکی از مهمترین موضوعاتی که تجار باید به آن توجه داشته باشند آداب مکاتبات تجاری است. در حقیقت این آداب یکی از اولین مهارتهایی است که هر تاجر باید داشته باشد.

طبیعتاً هر تاجری در فرایند اقتصادی خودش با کشورهای دیگر برای واردات و صادرات باید ارتباط برقرار کند که این ارتباط اگر به صورت صحیح رقم نخورد باعث می شود تاجر شرکای اقتصادی خودش را به مرور زمان از دست بدهد. باید به این نکته توجه داشته باشند که آداب مکاتبات تجاری هرکشوری بر اساس زبان، فرهنگ و قوانین اقتصادی آن کشور می باشد.

در واقع شیوه مکاتبه تجاری با هر کشوری متفاوت است. اما تجار باید در مورد تمامی کشورهایی که قصد معامله با آنها را دارند اطلاعات لازم را در زمینه مکاتبات تجاری به دست آورد چرا که بدون رعایت کردن مکاتبات تجاری آنها نمی توانند با این کشورها مذاکره کنند. در ادامه سعی می کنیم مهم ترین نکاتی که در زمینه مکاتبات تجاری لازم است را خدمت شما بیان کنیم و آشنایی کلی با آداب مکاتبه برای شما ایجاد نماییم.

چرا باید آداب مکاتبات تجاری را بدانیم؟

اگر افراد بخواهند صرفاً در کشور خودشان به کار تجارت مشغول باشند شاید دانستن آداب مکاتبات تجاری به اندازه یادگیری اصول مذاکره اهمیت نداشته باشد. اما قطعاً همه تجار می دانند که فعالیت اقتصادی بدون صادرات و واردات بی فایده است و سود لازم را برای آنها نخواهد داشت. زمانی که قرار است یک تاجر با بازرگانی در کشور دیگر معامله تجاری داشته باشد طبیعتاً امکان دیدار حضوری به ندرت برای آنها فراهم می شود. در این شرایط ارتباط این افراد بیشتر به صورت مکاتبه، مکالمه و سایر ارتباطات از راه دور می باشد.

از جمله مهمترین مکاتبات تجاری که انجام می شود نامه ها، مکالمات، قراردادهای تجاری، نشست ها و مواردی از این دست هستند. اگر بازرگان آداب مکاتبات تجاری را به خوبی نداند نمی تواند ارتباط خوبی با بازرگانان خارجی برقرار کند و طبیعتاً امکان بستن قرارداد تجاری را از دست می دهد. باید توجه داشت که هرگونه گفت و گو با یک بازرگان خارجی چه در شبکه های اجتماعی با یک پیام ساده باشد و چه اینکه در قالب یک نامه از طریق ایمیل باشد نیاز به رعایت آداب مکاتبات تجاری دارد.

در تجارت با کشورهای خارجی همیشه این نکته را باید مد نظر قرار دهید که اعتماد برای طرف مقابل حرف اول و آخر را می‌زند و بهترین راه برای ایجاد اعتماد در طرف خارجی از طریق مکاتبات تجاری رقم می خورد. ایجاد اعتماد برای تجارت با کشورهای خارجی به این آسانی ها هم نیست، به ویژه آنکه دو کشور فرهنگ‌های متفاوتی دارند و گاهی اوقات یک سوءتفاهم می‌تواند تمام مذاکرات و مکاتبات انجام شده را نابود سازد.  این نکته را هم مد نظر قرار دهید که برخلاف مذاکره که بیشتر هنر مذاکره کننده در آن تاثیر دارد، در مکاتبه آشنایی مکاتبه کننده با آداب و فرهنگ کشور مقابل تاثیر بسیار زیادی از خود نشان می دهد.

آشنایی با انواع مکاتبات تجاری

مکاتبات تجاری انواع مختلفی دارند و بهتر است آداب مکاتبات تجاری را در دسته بندی های مختلف آن فرا بگیرید. در ادامه در مورد انواع مکاتبات تجاری توضیحاتی خدمت شما بیان خواهیم کرد:

نامه های تجاری:

اولین دسته از مکاتبات بازرگانی که شاید مهمترین و اصلی‌ترین دسته آن هم باشد نامه‌های تجاری است. موضوعات مربوط به نام های تجاری معمولاً متنوع هستند. معمولاً موضوعاتی مثل معرفی محصولات و خدمات، ارسال یا دریافت کاتالوگ محصولات و همچنین دریافت نمایندگی شرکت خارجی در نامه های تجاری بیان می‌شوند. با توجه به اینکه نامه های تجاری نوع مکاتبه تجاری هستند باید در نگارش آنها موارد مختلفی رعایت شود.

یکی از آداب مکاتبات تجاری در نگارش نامه این است که شما به زبان طرف مقابل تسلط داشته باشید و تمام اصول نگارشی آن زبان را بدانید. همچنین اگر قرار است برسر مفاد قرارداد تجاری مذاکره کنید حتماً باید کلماتی که بار حقوقی دارند را با دقت بنویسید. توجه نکردن به تعریف قانونی کلمات ممکن است در آینده تمام قرارداد را به نفع طرف مقابل کند. به این موضوع توجه داشته باشید که حتماً لحن نامه را به گونه ای تنظیم کنید که طرف مقابل حس خوب و مثبتی از آن بگیرد.

حتماً نامه هایی که قرار است برای طرف خارجی ارسال کنید را در سربرگ شرکت تنظیم نمایید. البته این نکته شاید بدیهی باشد ولی متاسفانه نامه های تجاری زیادی هستند که این نکته را رعایت نکردند و تمام صحبت های دو طرف به خاطر همین نکته از بین رفته است. نامه ارسال شده توسط شما حتماً باید رسمی باشد و تمامی اطلاعات تماس مثل شماره تلفن، آدرس، حساب‌های کاربری اینترنتی و ایمیل شما در آن وجود داشته باشد.

ایمیل تجاری:

یکی دیگر از شیوه‌های مکاتبه تجاری استفاده از ایمیل تجاری است که سریع ترین و بهترین راه برای گرفتن ارتباط با بازرگانان خارجی هم محسوب می شود. شاید این تصور در شما وجود داشته باشد که در ارسال و دریافت ایمیل هیچگونه آداب مکاتبات تجاری وجود ندارد اما این تصور کاملاً غلط است. اتفاقاً تنظیم یک ایمیل و ارسال آن نیازمند در نظر گرفتن نکات متعددی می باشد.

شما برای ارسال ایمیل به طرف خارجی حتماً باید از ایمیل رسمی و حقوقی شرکت خودتان استفاده کنید و از ایمیل های حقیقی به هیچ وجه در این زمینه بهره ببرید. ایمیل ارسالی باید به صورت خلاصه تنظیم شود و از بیان موارد جزئی در ایمیل باید خودداری کنید.

یکی دیگر از نکاتی که در ایمیل تجاری باید به آن توجه شود وجود امضای دیجیتال در انتهای ایمیل است. اگر لازم می باشد توضیحات بیشتری برای طرف مقابل ارسال کنید سعی کنید آنها را پیوست ایمیل کنید. عنوان جذاب و مرتبط با کار خودتان برای ایمیل ارسالی انتخاب نمایید. سعی کنید تا جای امکان ایمیل های بی هدف و کلی را برای طرف مقابل ارسال نکنید. در ابتدای نگارش ایمیل حتماً خودتان را معرفی کنید تا طرف مقابل متوجه شود با چه کسی در حال صحبت می باشد.

قرارداد تجاری:

طبیعتا مهمترین مکاتبه تجاری که بین دو طرفه اقتصادی باید تنظیم شود قرارداد تجاری است. بهترین راه برای بستن یک قرارداد تجاری شیوه حضوری می باشد اما در برخی مواقع به دلیل مشکلات تردد بین کشورها طرفین مجبور می‌شوند از طریق مکاتبات قرارداد خودشان را منعقد کنند. در این شیوه در بستن قرارداد باید دقت زیادی داشته باشید و یکی از آداب مکاتبات تجاری در این زمینه این است که حتماً از یک حقوقدان مسلط به زبان طرف مقابل برای انعقاد قرارداد استفاده کنید.

حتماً در بستن قرارداد تجاری مشخص کنید که برای رسیدگی به اختلافات کدام دادگاه یا نهاد صلاحیت دارد. تمامی موارد مالی مثل پرداخت اقساط یا سود و زیان را با ذکر جزئیات در قرارداد مشخص کنید. تاریخ دقیق آغاز و پایان قرارداد و چگونگی آن را تعیین نمایید. در نگارش قرارداد تجاری به این نکته توجه داشته باشید که تعهدات طرفین و الزامات اجرایی آن مشخص شود. این نکته را هم مد نظر قرار دهید که حتماً مشخص کنید در صورت فسخ یکطرفه قرارداد از جانب یکی از طرفین چه شرایطی باید ایجاد شود. زمان نوشتن نام و مشخصات کامل طرفین قرارداد یکی از آداب مکاتبات تجاری است که حتماً باید رعایت شود.

آشنایی با نکات مهم مکاتبات تجاری بین المللی

همانطور که در ابتدا گفتیم اولین اصلی که در آداب مکاتبات تجاری با طرف خارجی باید رعایت کنید تسلط کامل بر زبان آن کشور است. پیش از آنکه وارد مکاتبه تجاری با طرفین خارجی شوید بهتر است در دوره ها و سمینارهای آموزشی که در این زمینه برگزار می‌شود شرکت کنید. سعی کنید تا جایی که امکان دارد اطلاعات خودتان را در مورد قوانین بین المللی بازرگانی افزایش دهید. دقت داشته باشید که در مذاکرات بین المللی معمولاً طرف خارجی روی زبان بدن شما توجه زیادی دارد و شما باید بر روی این موضوع کار کنید. سعی کنید از تجربیات شرکت هایی که قبلاً با کشورهای خارجی مذاکره و مکاتبه داشته‌اند استفاده کنید.

توجه داشته باشید که اگر بر روی زبان طرف مقابل تسلط کافی ندارید حتماً از یک مترجم قابل اعتماد و متخصص کمک بگیرید و به هیچ وجه با دانش زبانی محدود وارد مکاتبه تجاری نشوید. سعی کنید در مورد قوانین تجاری کشور مورد نظرتان مطالعه کنید و اطلاعات کافی را در این زمینه به دست آورید. در صورتی که برایتان مقدور است از یک وکیل یا مشاور حقوقی که در زمینه تجارت بین الملل تجربه دارد برای مکاتبه و مذاکره تجاری کمک بگیرید. وجود یک مشاور حقوقی در کنار شما باعث می شود تمامی موارد حقوقی به طور کامل مورد بررسی قرار بگیرد و موردی که به ضرر شما باشد در مکاتبات وجود نداشته باشد.